Cuando tienes buenas habilidades organizativas en tu empleo, puedes planificar bien tu tiempo y gestionar tu carga de trabajo de forma eficaz. Si en tu currículum muestras una gran capacidad de organización, tu jefe confiará en que cumplirás con los plazos y tendrás un gran impacto en tu lugar de trabajo.
Las habilidades organizativas no sólo se aplican a tu carga de trabajo, sino también a los materiales del entorno. Por ejemplo, de un trabajador de la construcción se espera que mantenga organizadas sus furgonetas y herramientas, y de un oficinista, que mantenga ordenado su escritorio.
Estas habilidades ayudan a mejorar la productividad y pueden hacer que una empresa tenga más éxito, de ahí que sean una habilidades importantes para la mayoría de las profesiones.
Las habilidades organizativas demuestran que eres:
- Capaz de gestionar su propio tiempo y los plazos. Una persona con grandes habilidades organizativas tiene más probabilidades de cumplir sus plazos y asegurarse de que se ocupe de sus tareas cotidianas.
- Una persona que sabe priorizar las tareas adecuadamente. Sabes qué tareas son las más importantes y puedes ocuparte primero de las más urgentes.
- Alguien a quien le gusta mantener un entorno de trabajo limpio y ordenado, y que trabaje sin estar en medio del desorden.
- Capaz de archivar adecuadamente cualquier documento y carpeta.
En este artículo, desarrollaremos el verdadero significado de las habilidades organizativas y qué poner en tu currículum para demostrar que las tienes. Mostraremos ejemplos de habilidades organizativas favorables para los empleadores y lo que puedes hacer para mejorar tus habilidades de organización.
Los diferentes tipos de habilidades organizativas
Es fácil para cualquier candidato afirmar que tiene "excelentes habilidades organizativas", pero es importante desglosar a qué equivalen realmente estas cualidades en el lugar de trabajo.
Gestión del tiempo
En cualquier trabajo es fundamental gestionar el tiempo con eficacia. Por ejemplo, un conductor de reparto debe dejar los paquetes a una hora determinada y tiene un límite de entregas diarias. Un entrenador personal tendrá que asegurarse de gestionar una agenda de clientes y disponer del tiempo suficiente para ir de uno a otro. La gestión del tiempo se aplica a todos los trabajos, por lo que es un aspecto importante de tu currículum. Con una buena gestión del tiempo, podrá planificar su carga de trabajo y asegurarse de que cumple los plazos.
Delegación
La capacidad de delegar no consiste sólo en conseguir que los demás hagan su parte, sino en gestionar eficazmente la carga de trabajo y asegurarse de que todas las tareas se asignan a la persona adecuada. Por ejemplo, un director financiero tendría que delegar las tareas de nóminas en el miembro del equipo más apropiado. De este modo, puede asegurarse de que cumple los plazos y de que aprovecha al máximo a su personal. Cuando delegas, puedes organizar tu propio tiempo de forma más eficaz.
Priorización
Para ser organizado, hay que saber priorizar la carga de trabajo. En otras palabras, hay que saber qué tareas hay que hacer inmediatamente y cuáles pueden esperar. Por ejemplo, si un encargado de contratación de personal tuviera dos tareas: una, redactar una nueva descripción de puesto, y la otra concertar una entrevista, ¿cuál sería la más urgente? Concertar entrevistas sería la prioridad, ya que es la forma más probable de contratar personal. Por tanto, es lo más importante. La capacidad del responsable de contratación para saber ésto demuestra que tiene habilidades organizativas.
Comunicación
Las habilidades de comunicación son componentes esenciales de una persona organizada, ya que permiten establecer prioridades, delegar y gestionar el tiempo con eficacia. Si no sabes comunicarte, no podrás organizar un equipo, ni responder consultas con eficacia.
¿Por qué son importantes las habilidades organizativas?
Una buena capacidad de organización es importante en cualquier trabajo. Si no eres organizado, esto puede ser perjudicial para tu propio éxito y el de la empresa para la que trabajas. Estas son algunas de las consecuencias de una mala organización:
Pérdida de ganancias:
La falta de capacidad organizativa puede costar dinero a una empresa. Por ejemplo, si un contable no se asegura de que los registros que lleva son exactos, podría dar lugar a que el propietario de la empresa tome decisiones equivocadas. Decisiones que podrían ser perjudiciales para su éxito. En cambio, si un contable mantiene sus archivos en orden, es más probable que garantice exactitud; lo que ayudará a la empresa a tomar decisiones con conocimiento de causa.
Deterioro de las relaciones con los clientes:
Una mala organización puede provocar retrasos en los pedidos, que no se responda a tiempo a los correos electrónicos o una mala atención al cliente. ¿Alguna vez has pedido algo y no te ha llegado sino hasta meses después; o has hecho una pregunta y no has obtenido respuesta? Esto es muy desagradable para cualquier consumidor, y probablemente no volverías a comprar más productos en esa empresa. Un responsable de contratación necesita estar seguro de que serás lo suficientemente organizado como para garantizar que prestas un excelente servicio a los clientes.
Cultura negativa en el lugar de trabajo:
Los empresarios quieren fomentar una cultura positiva, ya que es lo que genera éxito. Sin embargo, si los empleados no están organizados, se genera estrés y tensión en el lugar de trabajo, algo que debe evitarse a toda costa. Cuando los niveles de estrés y tensión son altos, se forma una cultura negativa que conduce a una baja productividad y a dificultades para retener a los empleados.
Cómo citar habilidades organizativas en un currículum
Al redactar tu currículum, debes destacar las habilidades que posees y que se aplican a tu capacidad de organización. Hay varias formas de destacar tus habilidades organizativas en tu currículum.
Conoce tus competencias
El primer paso es considerar el tipo de habilidades organizativas que tienes. ¿En qué eres bueno y cómo puedes reflejarlo en tu currículum? No tiene sentido mentir sobre sus habilidades organizativas en un currículum, céntrate simplemente en las que tienes.
Por ejemplo, ¿eres el tipo de persona que sigue una estrategia concreta con su trabajo, siempre cumple con los plazos, o quizá seas el rey o la reina del sistema de archivos? Conocer tus habilidades organizativas es el primer paso para poder describirlas al responsable de contratación.
Resumen
Puedes tomar las habilidades organizativas más relevantes que poseas y utilizarlas en tu resumen o perfil cuando te describes a tí mismo, tu experiencia y tus habilidades clave. Mira este ejemplo adaptable para el resumen.
Gestor experimentado con más de 5 años de experiencia en la coordinación de equipos de hasta 15 empleados y en la delegación de tareas al miembro más apto del personal.
Historial laboral
La sección de historial laboral de tu currículum es posiblemente el mejor lugar para mostrar tus habilidades organizativas, ya que te da la oportunidad de respaldarlas con cifras o hechos concretos sobre tus logros. Echa un vistazo al ejemplo adaptable que mostramos a continuación.
Dirigí a 10 miembros del equipo, asegurándome de que las tareas pertinentes se delegaran a la persona más adecuada, con el conjunto de competencias requeridas, lo que dio lugar a que no se incumpliera ningún plazo en el transcurso de dos años.
Verás que muchos candidatos se limitan a decir que tienen buenas habilidades organizativas, pero si puedes ir un paso más allá dando ejemplos, te distinguirás de los demás.
Habilidades
La sección de habilidades puede parecer el lugar más obvio para las habilidades organizativas, pero debes abordarlo con cuidado. Considera que el formato de viñetas se presta mejor a las habilidades que pueden describirse en una o dos palabras, por lo que es importante elegir áreas específicas de experiencia que se sumen al conocimiento que el responsable de contratación tiene sobre ti, sin dejar de construir una imagen coherente con las demás secciones.
- Creación de equipos
- Mantenimiento preciso de registros
- Gestión de existencias
- Atención al detalle
Considera la descripción del puesto
La mayoría de las grandes y medianas empresas utilizan sistemas de seguimiento de candidatos, o ATS, para filtrar a los candidatos antes de que sus currículos lleguen al responsable de contratación. Estos algoritmos están integrados directamente en los portales de solicitudes en línea y clasifican los currículos en función de las palabras clave que aparecen en la descripción del puesto. Para aumentar tus posibilidades de pasar un ATS, asegúrate de incluir palabras clave —especialmente las relacionadas con la organización— en las secciones apropiadas de tu currículum.
Formas de mejorar tus habilidades organizativas
Si crees que las habilidades organizativas no son tu punto fuerte, aquí tienes los pasos que puedes dar para mejorarlas:
- Crea una lista de tareas pendientes. Haz una lista de las tareas clave que quieres completar y numéralas por prioridades.
- Gestiona los plazos. Fija plazos que te resulten manejables, no los hagas demasiado ambiciosos. Puedes fijar pequeños plazos diarios, con un plazo general semanal o mensual.
- Delega tareas. Delega responsabilidades siempre que sea posible. Esto ayudará a que tu carga de trabajo sea más manejable, lo que a su vez mejorará tus habilidades de gestión del tiempo.
- Ordena tu entorno. Es imposible ser organizado si tu entorno de trabajo es caótico. Pasos tan sencillos como triturar una libreta al acabarla, o guardar los archivos, marcarán una gran diferencia en tu capacidad de organización.
- Programa las tareas. Calcula lo que tienes que hacer durante el día y establece un horario para asegurarte de que sabes lo que tienes que hacer a cada hora del día. Esto también te permitirá programar reuniones y llamadas al tiempo que te aseguras de completar tu labor diaria.
- Añade recompensas. Recompénsate cada vez que completes una tarea, ya que esto te ayudará a mantenerte motivado y organizado. Por ejemplo, cuando termines una tarea, puedes recompensarte con un café y una galleta. Estas medidas sencillas pueden ser de gran ayuda.
Organiza tu currículum
¿Qué mejor manera de demostrar al responsable de contratación que eres una persona organizada que organizando adecuadamente tu currículum? Hay muchas formas de hacerlo:
Diseño sencillo y claro
Asegúrate de utilizar un tipo de letra sencillo, como Arial, y mantén el mismo tipo de letra en todo el currículum. No hay nada más desorganizado que un currículum con un diseño desordenado. Mantenlo sencillo y claro siempre. Una plantilla de currículum te hará la tarea mucho más fácil.
Títulos de sección comunes
Divide tu currículum en secciones con títulos claros que cualquiera pueda entender. Por ejemplo, Resumen o Perfil, Experiencia Laboral y Habilidades.
Orden cronológico inverso
Este es el orden más apropiado para tu currículum, y debes ceñirte a él en todo momento. No pongas cronológico inverso en una sección y luego lo cambies en otra. Mantenlo ordenado y organizado.
Espaciado estándar
Comprueba el interlineado de tu currículum y asegúrate de que es el mismo en todo el documento. Esto demuestra que eres ordenado y trabajas de forma organizada.
Redacción concisa
La capacidad de hacer que tu currículum quepa en 1 o 2 páginas es una habilidad en sí misma, especialmente para alguien con mucha experiencia. Si consigues que tu currículum sea sucinto, demostrarás que lo has organizado bien.
Conclusiones principales
- Ser consciente de tus habilidades organizativas es el primer paso para poder transmitirlas al responsable de contratación.
- Si te aseguras de que tu currículum está organizado, incluyendo el tipo de letra, el espaciado y el diseño, ayudarás al responsable de contratación a ver que eres una persona organizada.
- Las habilidades organizativas son esenciales para el éxito de una organización, por lo que son de suma importancia para los empleadores.
- Tus habilidades organizativas no sólo deben quedar patentes en la sección de habilidades de tu currículum. Debes destacarlas en todo el documento, en todas las secciones clave.
