No hay nada peor que sentir que se te acabó el tiempo y te veas obligado a apresurar un proyecto, conversación o tarea importante.
Luego, cuando reflexionas sobre un resultado insatisfactorio, desearías que tus habilidades de gestión del tiempo fueran un poco más competentes. La gestión del tiempo tiene un efecto directo en tu impacto como individuo y como empleado.
En este artículo analizamos los principales tipos de habilidades de gestión del tiempo, cómo mejorarlas y cómo citarlas en tu currículum. Consideraremos lo siguiente:
- ¿Qué son las habilidades de gestión del tiempo?
- ¿Por qué son importantes las habilidades de gestión del tiempo?
- 7 técnicas conductuales de gestión del tiempo y cómo mejorarlas
- 7 habilidades de gestión del tiempo organizacional con ejemplos para tu currículum
Haz que el tiempo esté de tu parte siendo diligente y cuidadoso con la forma en que lo inviertes.
¿Cuál sería un buen ejemplo de gestión del tiempo?
El tiempo es finito. Es solo que hay mucho. Cuando trabajamos para una empresa que nos necesita para obtener resultados (cualquiera que sean), la forma en que administramos nuestro tiempo es importante. Un ejemplo de gestión del tiempo podría ser escribir una "lista de tareas pendientes" por la mañana (en una hoja de papel). Puede sonar anticuado; pero aclarar nuestras prioridades al comienzo de la jornada es una manera eficiente de comenzar cada mañana. Luego ve tachando los ítems de la lista a medida que los vayas completando.
¿Qué son las habilidades de gestión del tiempo?
Las habilidades de gestión del tiempo son las técnicas y actitudes conductuales y organizativas que ayudan a mejorar tu productividad y a gestionar tu carga de trabajo. La gestión del tiempo también tiene un impacto directo en los compañeros, y es el eslabón perdido en un equipo de bajo rendimiento. También se considera una habilidad blanda muy importante.
Al ser prudente y consistente en la gestión del preciado recurso del tiempo, no solo podrás hacer más, sino que también tendrás la opción de hacer menos, pero hacerlo mejor. Si consideramos que los problemas de salud mental y el agotamiento proliferan en nuestros lugares de trabajo, este segundo factor no se puede ignorar. Ser productivo también implica tener más tiempo para relajarse. Esto es especialmente importante ya que la mayoría de nosotros lucha por ser productivos incluso si trabajamos desde nuestra casa.
Cuando tus tareas comienzan a acumularse, evaluar qué habilidades de gestión del tiempo necesitas hacen que tus días sean mucho más productivos. Te sentirás menos estresado y continuarás haciendo tu trabajo al nivel más alto posible.
Pero, ¿cuáles son los tipos de gestión del tiempo que podrían ser útiles?
14 habilidades de gestión del tiempo en breve:
7 habilidades conductuales de gestión del tiempo:
- Alinea tu enfoque con tus metas futuras
- Di “no” aún más veces de las que te sientas cómodo
- Minimiza las distracciones como lo haría un maestro zen
- Se responsable contigo mismo (y solo contigo mismo)
- Lidia con el estrés de una manera que funcione para ti
- Se lo suficientemente consciente de ti mismo para saber cuando cambiar
- Sé flexible cuando haya una mejor manera de hacer las cosas
7 habilidades organizativas de gestión del tiempo:
- Haz que tus prioridades funcionen para ti y para quienes te rodean
- Delega tareas que ayuden a otros a desarrollarse
- Planifica y mide tu tiempo de forma realista
- Optimiza los flujos de trabajo dentro de tu equipo
- Comunícate en el momento oportuno y de la forma adecuada
- Agrupa las tareas similares en tractos más pequeños
- Evita la multitarea siempre que esté a tu alcance
¿Por qué son importantes las habilidades de gestión del tiempo?
“¿Por qué es importante la gestión del tiempo? De seguro habrá tareas se harán y otras simplemente no serán posibles de completar si no tengo el tiempo suficiente. No pueden esperar que termine todo si me dan tantas cosas que hacer”.
Es posible que no siempre logres hacer todo lo que se te pide, lo que sí tienes es la opción de hacer la mayor cantidad posible. El tiempo es uno de esos recursos de los que siempre se puede invertir eficientemente un poco más, a medida que adquirimos más experiencia; y la magia de la tecnología es particularmente útil para ello.
Las habilidades de gestión del tiempo son como un juego mental de Tetris que nos ayudan a aprovechar al máximo nuestros días y, en consecuencia, a dormir mejor por las noches. Es un conjunto de habilidades especialmente importante para todo tipo de trabajos, incluidos los gerentes de proyectos de TI ¡y hasta los chefs!
¿Cuáles son los factores importantes en la gestión del tiempo?
En pocas palabras: necesitas identificar las tareas a realizar, comprender cuánto tiempo puede tomar cada una, priorizar tus esfuerzos y elaborar un plan de acción. Luego, sigue el plan e involucra a otras personas para que te ayuden si es necesario. Esto suena fácil, pero está lejos de ser así.
7 técnicas conductuales de gestión del tiempo y cómo usarlas
Hay pequeñas decisiones y prácticas que pueden marcar la diferencia cuando se trata de gestionar el tiempo de manera efectiva. Aunque crear estos nuevos comportamientos y hábitos podría implicar varias semanas de esfuerzo mental, su presencia te recompensará por el resto de tu vida laboral.
Entonces, ¿cuáles son algunas de las habilidades de gestión del tiempo vistas desde la perspectiva conductual?
1. Alinea tu enfoque con tus metas futuras
Cuando tengas una idea clara de hacia dónde te gustaría que fluya tu vida, no será tan difícil encontrar un enfoque para las tareas de gestión del tiempo que te ayudarán en ese recorrido.
Centrarse en cualquier tarea requiere una gran cantidad de energía mental, pero es mucho más fácil asignar recursos mentales cuando tienes el panorama general proyectado en primer plano en tu mente. Si hay ciertas tareas que no contribuyen a un futuro mejor, puedes decidir que merecen menos de tu atención (y si hay muy pocas que estén alineadas con ella, es mejor que consideres conseguir un trabajo distinto).
2. Di “no” aún más veces de las que te sientas cómodo
Si dices “no” a suficientes personas suficientes veces, empezarás a definir tus límites. Estos límites te darán espacio para maniobrar en el tanto en que no te impidan hacer tu trabajo, o que otros hagan el suyo. Si por el contrario dices “sí” a todo, las exigencias de tu tiempo se multiplicarán por todos lados.
Esta asertividad no es fácil de asumir, pero debes cuidar de ti mismo y, como resultado, ese manejo estricto de tu tiempo garantizará que puedas estar ahí para los demás cuando realmente te requieran. Protege tu tiempo y mantén el control de cómo organizas tu día.
3. Minimiza las distracciones como lo haría un maestro zen
Las distracciones pueden descarrilar tu gestión del tiempo de dos maneras: primero quitan tu atención de cualquier asunto en el que estés ocupado, pero luego también causará que necesites de más tiempo para volver a concentrarte en ese asunto (y en el camino probablemente perderás el impulso que traías).
Evita posponer las cosas, pon tu teléfono a un lado y dile a tus compañeros que no estarás disponible por un rato. A menudo perdemos la concentración cuando estamos aburridos o frustrados: mantén tu mente en la tarea que tienes asignada, pero asegúrate de no trabajar en ella de forma excesiva o sino el atractivo de las distracciones terminará por vencerte.
4. Sé responsable contigo mismo (y solo contigo mismo)
La clave para la gestión del tiempo es poner tus necesidades en primer lugar. El momento en que empiezas a pensar en las necesidades de los demás es cuando surgen las complicaciones porque no puedes entender sus prioridades tan bien como entiendes las tuyas.
“Yo soy mi propio dueño” es una frase increíblemente poderosa. Tienes que establecer tus propios objetivos, recompensarte regularmente y mantener un seguimiento de tu progreso. En la mayoría de los entornos de trabajo grupal, el éxito de uno implicará el de todos. Rendir cuentas al equipo de trabajo también es obviamente importante, pero tienes que cuidar a tu número uno.
5. Lidia con el estrés de la manera que funcione para ti
Cada vez que leas algún consejo sobre salud mental, considéralo siempre desde tu punto de vista personal. Los consejos sobre cómo lidiar con el estrés que funcionan para una persona, puede que no funcionen para otra. El estrés puede arruinar tu gestión del tiempo, pero lidiar con tus preocupaciones de forma inadecuada puede empeorar las cosas aún más.
Tomar un poco de aire fresco, hacer más ejercicio, hablar con un amigo, practicar un pasatiempo y simplemente escuchar música pueden ser algunas formas de recobrar energía. Lo que nunca debes hacer es dejar que se acumule la tensión, sin importar que tan ocupado estés.
6. Sé lo suficientemente consciente de ti mismo para saber cuando cambiar
Ser organizado y seguir una rutina de gestión del tiempo está muy bien, pero las circunstancias pueden cambiar y debes darte cuenta cuando las cosas ya no están funcionando tan bien. Si empiezas a tener dificultades, pregúntate ¿por qué?
¿Cuál es la raíz del problema de tu gestión del tiempo? ¿La falla está dentro o hay algún factor externo involucrado? Cuidar de tu tiempo depende de muchos factores, así que tómate el tiempo necesario para pensar en aquello que ha cambiado.
7. Sé flexible cuando exista una mejor manera de hacer las cosas
Si bien una gran parte de la gestión del tiempo depende de desarrollar una rutina y apegarse a ella, la clave para el éxito duradero es tener la flexibilidad para modificar las partes de tu rutina que ya no marcan ninguna diferencia.
Tal vez te has cambiado a otro equipo de trabajo en el que prefieren hacer las cosas durante las reuniones y en el que tratan de evitar la toma de decisiones cara a cara. En este caso, la planificación de tu reunión de repente se vuelve mucho más crítica. Puede ser que tu nuevo jefe prefiera una reunión de planificación mensual en lugar de una semanal. Esto significa que tendrás que adaptarte a su horario.
El por qué la gestión del tiempo es importante para el éxito en la vida.
Estos consejos de administración del tiempo están lejos de ser útiles solo para tu carrera. Tenemos solo una cantidad limitada de tiempo en esta tierra, y nadie sabe cuánto tiempo tiene cada uno, así que aprovéchalo al máximo. El tiempo es precioso, inviértelo con prudencia.
7 habilidades de gestión del tiempo organizacional con ejemplos para tu currículum
Las habilidades de gestión del tiempo que compartimos anteriormente eran de un tipo más conductual y, en consecuencia, menos sencillas de medir. Pero definitivamente hay habilidades de gestión del tiempo que son de naturaleza organizacional y, por lo tanto, más fáciles de cuantificar.
También son más fáciles de describir en tu currículum y, por lo tanto, pintan una imagen de tus destrezas para la gestión del tiempo. ¿Cuáles son tus habilidades de gestión del tiempo desde una perspectiva organizacional?
1. Haz que tus prioridades funcionen para ti y para quienes te rodean
Usar tu energía y capacidad intelectual en las tareas más importantes es un sello distintivo de las personas más exitosas. Observa cómo inviertes tu tiempo y mira qué actividades están contribuyendo a lograr tus metas. Luego, elimina todas aquellas que no marcan ninguna diferencia. Mantén tu enfoque en hacer solo lo que más importa.
“El proyecto requería el manejo de un equipo de nueve personas a través de una ruta crítica de más de 150 acciones individuales. Los cambios presupuestarios, así como una rotación de empleados de 33% requirió que las prioridades debieran evaluarse cuidadosamente”.
2. Delega tareas que ayuden a otros a desarrollarse
Es fácil asignar tareas a todos los que te rodean. Pero si consideras —no a quién sea capaz de hacer una tarea, sino a quién se beneficiaría de hacerla; entonces es posible que obtengas una audiencia más receptiva. Todos buscan desarrollarse y si se les asignan tareas que les ayuden a lo largo de su recorrido, lo más seguro es que las tareas se lograrán.
“Heredé un equipo nuevo de un colega que dejó la empresa, así que logré dividir las responsabilidades de mi equipo actual para permitir que nos expandiéramos hacia nuevas áreas”.
3. Planifica y mide tu tiempo de forma realista
La forma en que planifiques tu gestión del tiempo, y de cómo midas la eficacia del tiempo en tus tareas, contribuirá en gran medida a determinar si eres eficiente en tu trabajo. Es obvio que tener la actitud correcta ayuda pero, si tu plan es defectuoso, no habrá ninguna cantidad de actitud suficiente para lograr que las cosas se hagan. Si las cosas están tardando demasiado, opta por reducir la calidad o por delegar.
“Desarrollé una matriz de planificación para el equipo de ingeniería que resultó en una reducción del 24% en el tiempo de inactividad; y en que todos los proyectos se entregaran con un promedio de 15% por debajo del costo presupuestado”.
4. Optimiza los flujos de trabajo dentro de tu equipo
Ver cómo funciona tu equipo en conjunto, y asegurarse de que cada uno de los estilos de trabajo individuales se combinen entre sí no es un asunto simple. Cuando combinas un número variado de enfoques de gestión del tiempo en un solo equipo, puede ser que la solución de problemas se tome algún tiempo, pero valdrá la pena. Un equipo que trabaja en una misma dirección y a un mismo ritmo, es un equipo que hace que las cosas se hagan. Este aspecto es especialmente importante para los directores de proyectos.
“Formé un equipo de dirección gerencial que se aseguró de que todos nos mantuviéramos alineados en el período de cambio intenso que experimentamos durante una fusión comercial y una adquisición posterior”.
5. Comunícate en el momento oportuno y de la forma adecuada
Poseer sólidas habilidades de comunicación verbal y escrita te ayudarán a explicar mejor tu cronograma y tus expectativas a los demás. Así sabrán a qué atenerse en caso de que necesites de su ayuda. Del mismo modo, si alguien está impidiendo que logres tus objetivos, hacérselo saber de forma oportuna y cortés es la mejor manera de resolver el retraso con prontitud.
“Administré un equipo remoto de quince personas, distribuidas en ocho países, dirigiendo reuniones diarias del equipo durante un mes hasta que logramos resolver una acumulación de quejas de los clientes”.
6. Agrupa las tareas similares en tractos más pequeños
Distribuir tu tiempo entre grupos de actividades similares es una excelente manera de mantener tu concentración y de evitar el cambio constante de ideas sobre tus distintos asuntos. Si tienes que enfrentar un mes de revisiones de desempeño, reserva una mañana o un día para hacerlas. No hay nada peor que perder diez o quince minutos entre tarea y tarea porque tardas todo ese tiempo en ponerte al corriente con algo nuevo.
“Pasé cuatro días completos negociando con mis dieciséis proveedores. Logré un ahorro de costos combinado del 17% y reduje la lista de proveedores a doce”.
7. Evita la multitarea siempre que esté a tu alcance
Puede que hacer varias cosas a la vez te haga sentir genial pero, ¿las estás haciendo realmente lo mejor que puedes? Verse forzado a rehacer algo porque no le estabas prestando toda tu atención a la larga sólo te quitará más tiempo. Espera a terminar una tarea antes de comenzar otra y quedarás impresionado de todo lo que puedes lograr.
EJEMPLO
“Implementé un procedimiento de reportes que requería que mi equipo me informara sobre la finalización de cada proyecto a medida que sucedía, y no comenzábamos ninguna nueva etapa hasta que se aprobara la previa”.
¿Alguna vez te preguntaste cómo administran su valioso tiempo los empresarios más exitosos? Lee aquí 15 consejos de los más grandes empresarios sobre productividad.
Conclusiones clave
- Tomarte el tiempo para evaluar cómo inviertes tu tiempo es una de las cosas más rentables que puedes hacer por tu empresa.
- Asegurarte de que tus habilidades de gestión del tiempo se comuniquen adecuadamente en tu currículum es una excelente manera de impresionar a un empleador potencial.
- Las habilidades de gestión del tiempo pueden ser una excelente manera de optimizar no solo tu vida profesional, sino también la personal.
