Cada uno de nosotros, en nuestro ámbito, tratamos de ser lo más productivos posible, aprovechar al máximo nuestro tiempo y completar nuestras tareas, sin embargo hay muchos factores que entran en juego que hacen que, a veces, no lo consigamos del todo.
En el terreno laboral es clave, ya que el éxito hoy día se mide en eficiencia, más resultados por menos coste, lo que se aplica por supuesto a los trabajadores, tanto por cuenta ajena como por cuenta propia. Aquel que es capaz de ‘producir’ más será más rentable y, por tanto, más valioso para su patrón. Así, controlar la gestión del tiempo (GDT) es fundamental, tanto como equipo como a nivel individual, pero éste es un concepto fácil de entender y, no siempre, sencillo de aplicar.
Puede que en la empresa donde estemos haya mecanismos para controlarlo (como hojas de tareas y horas dedicadas, o bonus por entregas a tiempo), pero en cualquier caso, esa sensación de ‘haber perdido el tiempo’ cuando deberíamos haber terminado ese informe o realizado esas llamadas es nuestra y solo nuestra, así que mejor planteárselo como reto personal. En este artículo trataremos de ofrecer algunos consejos para mejorar nuestra productividad en el trabajo y, también, ofreceremos un listado de expertos y webs que nos ayudarán a ponerlas en práctica.
Empezar el día centrados
Empecemos por nuestra llegada a la oficina -o, si trabajas desde casa, los primeros diez minutos-. Suele ser el momento de encender el ordenador, tomar un café y acabar de despertarnos, tal vez nos parezca que ni siquiera forman parte de la jornada laboral, pero lo cierto es que son decisivos. Parece que lo que solemos hacer la mayoría, chequear el correo, es un error. Al menos eso opina el experto Adan Alter, que asegura que nos llevará al menos 25 minutos volver a ser productivos tras hacerlo.
‘Productividad’ es el factor que determina la cantidad de bienes o servicios producidos por recurso invertido (ya sea dinero, tiempo, materias primas o trabajador).
Lo que nos recomiendan, por el contrario, es utilizar esos primeros minutos a planificar el día y a adaptar nuestro cuerpo y nuestra mente al nuevo ‘estado’: de dormir a trabajar. Así que, si podemos, coloquémonos cerca de una ventana con luz natural que, está probado científicamente, nos ayudará a ser más productivos y, ¡vayamos a por ello!
Algunos trucos
- Usa un cuaderno para anotar todas las tareas que tienes pendientes. De este modo evitarás que estén rondando por tu cerebro con miedo a olvidarlas y podrás concentrarte mejor en lo que tienes entre manos
- No empieces por las reuniones: si lo primero que haces es tener una reunión, esto marcará el ritmo de tu jornada y te costará organizarte.Hazlo solo si es inevitable
- Ponte plazos. Incluso para las tareas que no tienen uno definido, planteate un deadline. De este modo podrás asegurarte de que vas cumpliendo tus objetivos
- Evita internet: Sí, ya sabemos que es prácticamente imposible, y que la mayoría de los trabajos requieren hoy conexión, pero también es algo que nos consume mucho tiempo, y no precisamente de calidad (leer el periódico, consultar las redes sociales, hacer una búsqueda que te lleva a otra búsqueda que te lleva a otra búsqueda). Al menos no lo hagas a primera hora de la mañana, seguro que luego lamentarías el tiempo perdido.
- ¿Multitarea?: Los estudios y la práctica demuestran que, en realidad, no es eficiente y que las personas que dicen ser multitarea rinden menos, de media, que las que lo hacen secuencialmente (una tarea después de otra)
- La tecnología, por supuesto, nos ayuda a ser más productivos. No solo sirve para vigilar lo que hacemos, y si lo hacemos bien o podríamos hacerlo mejor, que también, sino para mejorar muchas de nuestras tareas (la automatización, por ejemplo, evita que tengamos que picar datos). Los responsables de RRHH hoy día pueden incluso saber cuáles son las horas más productivas de cada empleado (según su historial de tecleo, por ejemplo) y ajustar los turnos a ellas.
Mira y aprende
Estos son algunos sites especializados en productividad y donde podrás encontrar más consejos expertos:
- TramitApp: La primera plataforma que aplica la inteligencia artificial en la gestión de recursos humanos. Este software de RRHH y gestión del tiempo permite obtener todas las herramientas y soluciones digitales para reducir la carga administrativa de la empresa, digitalizando los procesos y mejorando la comunicación interna.
- David Torné: el blog de este programador experto en software de gestión da muchas claves sobre productividad. Es un punto de encuentro reconocido por los profesonales del sector, y te ayudará a aprovechar mejor tus recursos personales para rentabilizar cada una de tus acciones y convertir tu trabajo en algo motivador.
- Orden en mi vida: en este blog en el que también cuenta con un podcast, Esther Leuthold recoge todos los consejos que esta blogera se da a sí misma para ofrecerlos a los demás.
- Thinkwasabi: Hábitos y productividad. Además de consejos y muchas claves en su blog, el escritor especializado Berto Pena ofrece cursos presenciales y a distancia y también mentoring.
- Getting Things Done: Un clásico y el origen del concepto GTD (hacer que las cosas se hagan) fundado por David Allen para gestionar su propia vida laboral y personal. Asegura que con este método las personas pueden lograr más rendimiento, capacidad e innovación.
Ahora, ponte manos a la obra y gestiona tu tiempo. Si tienes trabajo, serás más eficiente, si no, puedes aplicar todas estas técnicas a la búsqueda.
