Las siglas ATS proceden del inglés “Applicant Tracking System” que significa “sistema de seguimiento de candidatos”. Es muy importante tener claro cómo funciona este tipo de programas si quieres crear un currículum que pase sus criterios de selección, ya que la mayoría de las empresas los utilizan para filtrar los currículos que reciben.
Un ATS es una aplicación que busca en los currículos palabras clave relacionadas con un determinado puesto de trabajo, ahorrándole a la empresa tiempo y optimizando el proceso. Estos sistemas escanean el contenido de los currículos en busca de determinadas palabras clave y luego clasifican los currículos según su contenido. Los currículos que sacan las peores puntuaciones suelen relegarse, mientras que los de mayor puntuación se sitúan en los primeros puestos para que los evalúe el encargado de contrataciones.
Por ejemplo, una revista puede estar buscando "un director de arte con cinco años de experiencia, talento probado en ilustración y diseño, y excelentes habilidades en Photoshop, Adobe Illustrator e InDesign". Es probable que la empresa introduzca todas esas palabras en el sistema de seguimiento de candidatos para buscarlas como palabras clave dentro de los currículos.
Puede que cumplas de sobra con todos esos requisitos, y seas el candidato ideal para este trabajo. Pero supongamos que te describes a ti mismo como "un artista gráfico con un historial probado en la creación de dibujos sorprendentes y diseños vectoriales manejando el software más actual del sector". ¡Lo más seguro es que el software ATS calificará muy bajo tu currículum porque no reconoció que escribieras ninguno de los requisitos exigidos!
Has descrito tu experiencia laboral usando palabras que el sistema no reconoce porque no están en la descripción del trabajo, empezando por el título del puesto (director de arte, en lugar de editor de gráficos). Esto puede llevar a que te clasifiquen entre los últimos puestos de la lista de candidatos, o incluso a que te rechacen de plano si los requisitos para ese puesto son especialmente estrictos.
Se estima que los sistemas ATS rechazan el 75% de los currículos por razones como esa, sin que lleguen a ser vistos nunca por un ser humano. Por eso es indispensable entender cómo funcionan estas aplicaciones y cómo optimizar tu CV para pasar sus pruebas de selección. Aquí te ofrecemos consejos de optimización que te ayudarán a "vencer al robot" ATS.
Optimización del currículum para Sistemas de Seguimiento de Candidatos
La optimización de currículos se centra en el uso de palabras y frases clave que los ATS puedan detectar. Sin embargo, excederse con la optimización también es contraproducente. Al igual que en la optimización para motores de búsqueda (SEO) en internet, el “relleno con palabras clave” es la práctica de cargar los textos con demasiadas palabras clave para tratar de influir en los motores de búsqueda.
Saturar de palabras clave tu CV también hará que la redacción no suena natural. Recuerda que si consigues "vencer al robot", un ser humano leerá tu currículum después, y esta persona decidirá sobre las contrataciones.
Después de haber identificado las palabras clave que necesitas, insértalas en tu currículum prestando atención a dónde lo haces: lo ideal es ponerlas en diferentes secciones. Algunas pueden quedar bien en tu Historial Laboral, otras pueden encajar mejor en las Competencias y otras pueden ser perfectas para tu Perfil Profesional.
Usa siempre las palabras clave de forma que suenen naturales para el lector humano. No es malo ponerlas un par de veces si lo consideras necesario, pero no las repitas en exceso.
Evita colocar detalles importantes, como tu información de contacto, en el encabezado o el pie de página de tu currículum.
Menos es más cuando se trata del formato de tu currículum. Limítate a un diseño sencillo y limpio que no incluya gráficos, imágenes o fuentes inusuales.
Evita las columnas a la derecha. Si piensas utilizar un diseño de currículum que incorpore columnas, opta por una barra o columna a la izquierda. Por desgracia, los currículos con barras o columnas a la derecha no siempre pasan por el ATS.
Guarda tu currículum en formato Word. Desafortunadamente, todavía existen algunas plataformas de ATS que no pueden convertir documentos PDF, HTML, Open Office o Apple Pages y descartarán los currículums que se guarden en dichos formatos de documento.
¿Deberías usar un escáner/verificador de Sistemas de Seguimiento de Candidatos?
Es una buena idea. Las empresas reciben cientos de currículums por cada oferta de trabajo que publican. Es imposible que los encargados de contratación tengan tiempo de revisar cada currículum individualmente, y por eso el uso de software ATS se ha extendido en los departamentos de RRHH.
Eso significa que hay cada vez menos opciones de que tu CV sea visto por un ser humano si no logra pasar primero los filtros de un ATS.
Los verificadores escanean tu CV y proporcionan información relevante para que sepas qué cambios hacer para pasar el ATS de un empleador.
Hacer los cambios y actualizaciones necesarios te permitirá crear un currículum que llegue a su destino.
¿Qué busca una aplicación de Sistemas de Seguimiento de Candidatos?
Un ATS es un complejo sistema informático que utiliza diversas tecnologías y algoritmos para realizar sus funciones. Algunos de los componentes clave son:
La base de datos. Aquí es donde se almacena y organiza toda la información sobre los candidatos, vacantes, los responsables de contratación y otros datos relevantes. La base de datos puede alojarse in situ o en la nube, en función de las preferencias y necesidades de seguridad de organización.
El analizador. Un ATS extrae información relevante de currículos, como nombre, información de contacto, educación, historial laboral, competencias, etc., y la convierte en un formato estandarizado que puede ser fácilmente buscado y analizado.
El emparejamiento. Se trata de una herramienta que compara la información analizada en cada curriculum con los requisitos del puesto y el perfil del candidato ideal. Para ello utiliza criterios como palabras clave, competencias, nivel de experiencia, ubicación, etc., y asigna una puntuación o clasificación a cada candidato en función de su compatibilidad.
IA / ML. Un ATS utiliza Inteligencia Artificial (IA) y Aprendizaje Automatizado (ML) para mejorar sus capacidades. Por ejemplo, la IA/ML puede ayudar a crear perfiles dinámicos de candidatos basados en su comportamiento y preferencias; sugerir vacantes o candidatos relevantes basados en el enriquecimiento de datos; predecir resultados futuros como el éxito de la contratación o la rotación; y proporcionar ideas y recomendaciones para mejorar el proceso de contratación.
Comunicación. El ATS tiene una función que permite una comunicación fluida entre reclutadores, candidatos y responsables de contratación a través de correo electrónico o mensajes de texto. La herramienta de comunicación también puede automatizar ciertas tareas como el envío de confirmaciones, recordatorios, comentarios y actualizaciones; la programación de entrevistas; la generación de reportes; etc.
Integración. Un ATS con todas las funciones es capaz de integrarse con otros sistemas de software o plataformas que se utilizan en el proceso de contratación. Por ejemplo, la integración puede permitir publicar vacantes en múltiples canales; sincronizar calendarios con proveedores de correo electrónico; importar datos de redes sociales o profesionales; exportar datos a sistemas de nóminas o RRHH; etc.
Extras. Estos componentes trabajan juntos para crear un flujo de trabajo fluido y eficaz para el proceso de contratación. Dependiendo de las características y funcionalidades del ATS, también puede ofrecer herramientas adicionales como análisis, informes, cuadros de mando, alertas, notificaciones, etc.
Preguntas frecuentes sobre los ATS
¿Los campos de texto son compatibles con los ATS?
Ni las tablas, ni las cajas, ni los campos de texto son elementos compatibles con ATS. La mayoría de los ATS tienen problemas para analizar la información colocada dentro de estos elementos de diseño. Si has utilizado una tabla para dividir las secciones de tu currículum, el ATS tendrá problemas para extraer la información significativa de ella.
¿El ATS escanea también la carta de presentación?
Si. La carta de presentación es parte de tu oferta de servicios, y es tu primera oportunidad de convencer a los gerentes de contratación de que eres el mejor candidato para el trabajo.
Aunque no todas las empresas requieren cartas de presentación, enviar una carta bien escrita que acompañe a tu currículum puede aumentar tus posibilidades de obtener una entrevista.
¿Cómo puedo asegurarme de que mi currículum es apto para ATS y a la vez atractivo para los seleccionadores humanos?
Las empresas determinan los requisitos que deben cumplir las personas que buscan contratar. Esos datos se introducen como palabras clave que el ATS buscará cuando escanea cada currículum. Por ejemplo: marketing, ventas, inglés, Madrid, etc. Con esa lista, el sistema selecciona y categoriza a los candidatos que cumplen con los requisitos y descarta al resto.
Luego ordena los perfiles según su mayor o menor coincidencia con el perfil que se ha establecido como candidato o candidata ideal. Después organizará la información de cada uno en un perfil de candidato, en un formato uniforme y que facilita las búsquedas.
La clave es asegurarse de leer cada oferta de empleo con atención para identificar esas palabras clave, y usarlas a lo largo de tu CV y carta de presentación. Eso implica que cada currículum debe adaptarse individualmente a cada oferta de trabajo. Nunca envíes el mismo CV a todas las empresas.
Formatos del CV para ATS
Menos es más cuando se trata del formato de tu currículum. Utiliza un diseño sencillo y limpio que no incluya gráficos, imágenes o fuentes inusuales.
Evita las columnas a la derecha. Si piensas utilizar un diseño de currículum que incorpore columnas, opta por una barra o columna a la izquierda. Por desgracia, los currículos con una barra o columna a la derecha no siempre pasan por el ATS.
Existen muchas trampas potenciales en cuanto a diseño y formato, como por ejemplo tipos de archivo, fuentes, estilos de viñetas y gráficos que los programas ATS no pueden leer. Por eso sigue estos consejos:
Fuentes
Algunos programas ATS no reconocen ciertas fuentes serif: los tipos de letra que llevan terminaciones decorativas, como dos barritas horizontales en la parte de abajo de una A mayúscula. Por lo tanto, es mejor que optes por fuentes sans serif (sin serifas) como Arial, Helvética o Calibri.
Viñetas
Los puntos de viñeta, para escribir listas, con formatos inusuales también pueden confundir a los programas ATS. Utiliza puntos de viñeta redondos, con o sin relleno, o con formato cuadrado, y evita otras formas menos convencionales.
Gráficos
Los gráficos también son ilegibles para los programas de ATS, por eso descarta usar un logo con tu nombre. El texto de un currículum tampoco debe convertirse nunca en un archivo de imagen.
Nombres de sección
Las plantillas de currículum profesionales ofrecen una guía sobre cómo organizar tu currículum. Este debe constar de A) un encabezado con tus datos de contacto, B) un perfil o resumen profesional, C) historial o experiencia laboral, D) formación y E) competencias.
Esto significa que no debes ceder a la tentación de renombrar la sección de "Competencias" como "Superpoderes”, o tu “Perfil” como “Acerca de mi”. De lo contrario podrías quedar descartado.
Coloca la información solo dentro de estas secciones. No escribas información importante —como tus datos personales— en el encabezado o pie de página de la hoja.
Formato de archivo
El tipo de archivo que elijas para guardar tu obra maestra también puede ser tu perdición. Todavía hay algunas plataformas de ATS que no pueden convertir ciertos formatos y descartarán los currículums que se guarden en ellos.
Los archivos .doc o .docx de Word son los más fáciles de leer para los ATS. En algunos casos también se puede usar el formato PDF, pero lo mejor es apegarse a lo que indique el anuncio de empleo.
La mejor manera de evitar este tipo de problemas es utilizar las plantillas profesionales y probadas en el campo como las de cvapp.es. Con ellas te hemos solucionado de antemano todos esos engorros: lo único que tienes que hacer es rellenarlas con tus datos.
¿Utilizan las empresas españolas sistemas ATS en sus procesos de contratación?
Los Sistemas de Seguimiento de Candidatos se implementan desde hace años en España, pero su crecimiento ha sido exponencial tras las consecuencias en el mercado laboral de la pandemia de COVID-19. A partir de ahí, cada vez más empresas configuran formularios incluso desde su sitio web, que facilitan el proceso de selección de nuevos empleados.
A nivel interno, el ATS se está usando para facilitar la comunicación entre los miembros del equipo de recursos humanos. La herramienta aporta organización y agilidad en el proceso de selección, permite controlar y hacer seguimiento a los CV desde cualquier espacio, configura las fases de filtrado y orienta la toma de decisiones.
La implementación de herramientas de ATS en sitios web han optimizado los procedimientos, y cada día hay más empresas españolas que usan estas tecnologías. También se han ido implementando herramientas de análisis como los Key Performance Indicators (KPIs) o indicadores claves de desempeño para cuantificar y filtrar la información que reciben de los candidatos.
Consejos clave para tu CV pase la prueba de un ATS
- No vayas de “guay”. No uses fuentes poco convencionales, gráficos exagerados o trucos similares para llamar la atención.
- No reinventes la idea de lo que tienes que incluir en un currículum. Apuesta por un formato probado que siga una estructura lógica.
- No lo recargues. Un currículum con texto embutido de arriba abajo no suele resultar atractivo. Respeta los espacios en blanco.
- No confundas las palabras clave con palabras “molonas”. Evita los típicos clichés que suelen aparecer en los currículos como "me desempeño bien en equipo" o “me he hecho a mí mismo”.
- No olvides incluir una carta de presentación de una sola página. El hecho de no adjuntar una carta de presentación es una de las principales razones por las que se descartan muchas ofertas.
- Evita las faltas de ortografía. Las encuestas realizadas a los encargados de selección de personal han revelado que la razón más común por la que se rechaza un currículum es debido a faltas de ortografía o errores gramaticales.
- No olvides que la decisión final sobre tu currículum estará en manos de un ser humano. Crea un currículum que sea agradable a la vista, esté bien redactado y sea memorable.
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