Una carta de presentación es el documento que acompaña, casi como una portada, al curriculum vitae. En ella la persona describe como su experiencia profesional, formación académica y sus competencias son relevantes para una empresa.
Lo usual es que la carta se utilice para que la persona exprese su interés en ocupar una vacante disponible.
Pero también se puede escribir una carta de presentación de forma proactiva para presentarse ante una empresa y explicar los motivos por los cuales usted considera que sería un candidato idóneo para ocupar un puesto dentro de ella, aunque no haya una vacante disponible en ese preciso momento.
El currículum es la herramienta básica para aplicar a una vacante, pero los responsables de evaluar a los candidatos esperan obtener la información más precisa sobre ellos.
Una carta de presentación eficiente le ofrece un panorama más amplio sobre la persona que aspira a ocupar un puesto dentro de su compañía.
También permite destacar elementos que podrían no sobresalir en un CV que incluye mucha información.
El currículum da a los empleadores un panorama cuantitativo sobre lo que ha hecho el candidato, mientras que la carta de presentación ofrece una descripción cualitativa sobre la persona y como ésta se integraría a la dinámica de la compañía a la que se está postulando.
La carta de presentación también es una de las herramientas más efectivas para diferenciarse de otros candidatos. Además de describir la trayectoria profesional y académica de quien la envía, el posible empleador también podrá conocer información sobre la personalidad de quien se postula, de lo que busca de ese empleo, y lo que sus habilidades podrían aportar a la empresa.
Una carta de presentación es su oportunidad de explicar por qué usted tiene lo que se necesita para trabajar con esa compañía.
Cuando se escribe y diseña correctamente, es un medio para personalizar su oferta de servicios, ya que podrá enfatizar sus cualidades y logros. También le puede dar la oportunidad de explicar situaciones que podrían verse mal en un currículum como, por ejemplo, períodos largos de desempleo o cambios muy rápidos de una compañía a otra.
Al igual que el curriculum vitae, la carta de presentación debe procurar ser directa y efectiva. Debe incluir solamente la información que sea útil para presentarse como la mejor persona para el empleo disponible.
Es importante tener en cuenta que la carta de presentación no es una repetición del currículum, a pesar de que las habilidades y atributos mencionados deben coincidir con los listados en éste.
Por ello se requiere de buenas habilidades comunicativas para presentar la información de forma creativa, convincente y sobre todo, no repetitiva.
Aún y cuando un anuncio de empleo no solicite una carta de presentación, procure siempre escribir una para lograr una primera impresión eficiente y la motivación para leer su CV.
Escribir una carta de presentación ideal
Antes de redactar y enviar su carta de presentación, procure obtener toda la información básica disponible sobre la empresa a la que escribe, y sobre el puesto que quiere conseguir.
Investigue todo lo que pueda sobre la empresa, no solo la lista completa de actividades a las que se dedica, sino también información como cuáles son sus mercados, sus públicos, las políticas de recursos humanos, o incluso si han sido noticia recientemente por algún motivo.
Esos datos pueden darle elementos clave que podrá utilizar al escribir su carta de presentación. Con ellos puede demostrar su interés y también usar un estilo personalizado en su redacción.
La carta de presentación idealmente debe dirigirse a una persona específica: al superior de recursos humanos o al responsable del proceso de selección de personal de la empresa u organización.
Es altamente recomendable que trate de obtener el nombre exacto y el cargo de la persona a la que tiene que dirigir la carta para que vaya personalizada.
En algunos países la carta de presentación se dirige de forma neutra al encargado de contratación. En Latinoamérica, por ejemplo, lo usual es que se envíe de forma personalizada al responsable de contratación.
Salude y diríjase a esa persona utilizando su nombre y el cargo específico que ejerce dentro de la empresa. Ejemplo: “Director o Gerente de Recursos Humanos”, “Gerente de Personal”, “Gerente de Reclutamiento y Selección”, o el que corresponda.
Si no fuera posible obtener el nombre de la persona a quien dirigir la carta, al menos debe quedar claro que la carta está redactada y dirigida a esa empresa en particular, y a su departamento de recursos humanos.
Es muy importante que la redacción, aún desde el saludo, no de la sensación de que se trata de una carta de presentación genérica que se ha enviado de forma masiva a muchas empresas diferentes.
El texto que se escribe debe mostrar que usted lo redactó expresamente para esa empresa con el objeto de que, como mínimo, logre que quieran saber más de usted.
Recuerde que no todos los que aplican para un puesto de trabajo son convocados a una entrevista de seguimiento, por lo que cualquier elemento diferenciador en su carta de presentación puede ser clave para lograrlo.
Estructura y diseño de la carta de presentación
El formato de su carta de presentación le ayudará a comunicar el conocimiento que tiene de la empresa, su deseo de trabajar para ella y a mostrar que tan calificado está usted para el puesto que se ofrece.
Un buen contenido de la carta de presentación complementa la sección del perfil profesional de su curriculum vitae. Adicionalmente le da la posibilidad de extenderse un poco más sobre algunas de las informaciones descritas en éste.
Es importante tener en cuenta que la carta de presentación no es una repetición del currículum. Las competencias y atributos mencionados deben coincidir con los de su CV, pero la carta consiste de un ejercicio de creatividad, introspección y persuasión que ayudarán al responsable de recursos humanos a entender por qué usted podría ser la persona idónea para trabajar en esa empresa.
El contenido debe ir dirigido a explicar los motivos por los cuales usted cumple con los requisitos para el puesto, destacando y dirigiendo la atención hacia las habilidades, capacidades y conocimientos que deberá demostrar con ejemplos concretos de su experiencia laboral.
¿Y si no hay experiencia? Incluso si se trata de un candidato recién graduado y sin experiencia profesional, una buena carta de presentación puede ser una herramienta eficiente que acompaña a su CV en la búsqueda de su primer trabajo.
La carta de presentación de un recién graduado no debe ser una simple biografía de su historial académico.
En su lugar, se puede describir, de manera persuasiva, la forma en que sus estudios universitarios, pasantías, prácticas laborales temporales o sus experiencias extracurriculares le han permitido obtener habilidades importantes que incluso podrían estar listadas en el anuncio de trabajo.
La estructura más básica de una carta de presentación por lo general incluye los siguientes elementos.
Datos de contacto
Al igual que en cualquier otro tipo de carta formal, los datos de contacto se escriben en el encabezado del documento.
Generalmente incluye su nombre y las distintas formas de comunicarse con usted: correo electrónico, números de teléfono fijo o móvil, la ciudad o el lugar de residencia.
Saludo
Debe usar un saludo formal estándar como “Estimado/Estimada Señor/Señora”, seguido del nombre y el cargo que la persona ocupa dentro de la empresa.
Procure, como se explicó antes, que la carta de presentación se dirija a una persona específica, y evite saludos generales a la empresa o saludos genéricos como “A quien corresponda”.
Otra opción es dirigirlo al departamento u oficina responsable de la selección de personal en la empresa.
Para esto es necesario que averigüe el nombre exacto de esa oficina, ya que hay muchas variantes en nombres (Dirección / Gerencia / Departamento de Recursos Humanos, de Gestión de Personal, de Gestión de Talento, de Capital Humano, etc.). Escribir el nombre exacto del departamento también mostrará que usted se ha tomado el tiempo de investigar a la empresa.
Introducción
El párrafo introductorio busca atraer, en un máximo de cinco líneas, la atención de quien lee con el objetivo de evitar que se descarte su carta a la primera oportunidad.
Una recomendación para lograrlo es seguir un modelo como el siguiente:
- Describa en pocas palabras cuál es su motivación para presentarse como candidato al puesto. Procure fundamentar su interés usando ejemplos de su experiencia y explique por qué el puesto se ajusta a sus habilidades y a sus intereses específicos.
- Explique el argumento principal por el que deberían contratarlo. Esto puede ir desde su experiencia profesional, su formación, habilidades, o sus logros y reconocimientos.
- Para cerrar la introducción podría usar algún dato o una frase que muestre su motivación para obtener el puesto o ingresar a la base de datos de candidatos elegibles.
Respetuosamente me dirijo a usted con el fin de remitirle mi curriculum vitae para postularme a la vacante de abogado. Soy Licenciado en Derecho con énfasis en Derecho Laboral, poseo un nivel certificado de Inglés Avanzado, y cumplo con los requisitos descritos. Tengo 8 años de experiencia en una firma legal y estoy terminando una Maestría en Derecho Mercantil, que considero también podría ser de beneficio para su empresa.
Cualidades para el puesto
Describa las habilidades, experiencia y atributos especiales que le permitan presentarse
como una opción apta para ser contratado.
Cite las habilidades, tanto blandas como duras, que lo capacitan para el puesto, destacando sobre todo aquellas que se hayan solicitado en la oferta de empleo.
Procure explicar la forma en que las adquirió y cómo las ha utilizado en su experiencia profesional o en su formación académica.
También es importante relacionar sus habilidades con el puesto al que se postula, porque así demuestra por qué esas competencias lo convierten en un candidato idóneo.
Mi experiencia laboral de los últimos cinco años ha estado orientada a la acción y resultados, me ha permitido desarrollar una gran capacidad de resolución y adquirir una perspectiva global de todas las áreas de la empresa.
Esta experiencia profesional ha potenciado mi espíritu de trabajo en equipo, mi iniciativa y el involucramiento en las tareas. El perfil internacional de la empresa me ha permitido ejercitar diariamente mis conocimientos de los idiomas inglés y francés.
Su aporte
Explique qué puede ofrecer a la empresa y por qué decidió postularse al puesto disponible. Aquí se trata de que se muestre como el aspirante que la empresa está buscando.
Una de las formas de lograrlo es describiendo el puesto disponible o a la empresa como “el próximo paso al que aspira en su carrera profesional”.
También puede describir brevemente por qué le interesa esa empresa en particular. Puede aprovechar ese recurso para demostrar su conocimiento de la empresa destacando su posición en el mercado, su misión, sus visión y valores, u otras características que usted considere relevantes.
Me motiva obtener un puesto en su empresa debido al prestigio y al liderazgo que tienen en el sector. Cumplo con suficiencia los requisitos solicitados, por lo que considero que estoy capacitado para cubrir el puesto disponible. Durante mi experiencia profesional de 12 años he implementado programas innovadores de control y fiscalización de los distintos procesos productivos, en los que logré estándares altos de calidad en cada período evaluado.
Llamada a la acción
La última impresión es también una de las más importantes y si la persona que evalúa su carta de presentación ha llegado hasta ahí, significa que la carta le ha resultado lo suficientemente interesante.
El paso siguiente es procurar que ese interés conduzca a una acción. Obtener un mensaje de seguimiento o una cita para una entrevista son las opciones ideales.
Es muy importante que muestre su entera disposición de acudir a las oficinas de la empresa a una entrevista personal. Ésto también da a entender que usted está a la espera de una respuesta.
Mencionar si usted tiene disponibilidad para comenzar a trabajar de forma inmediata es otra buena opción. Si la empresa busca a un candidato con urgencia, este dato lo destacará de otros que podrían no tener esa disposición.
Espero tener la oportunidad de ampliar el detalle de mis capacidades durante una entrevista, así como de confirmar mi interés en formar parte de su empresa. Estoy disponible para agendar una reunión, y tengo disponibilidad inmediata para comenzar a trabajar.
Despedida
Antes de finalizar la carta presentación es una buena idea expresar su agradecimiento por ser considerado para un puesto disponible o futuro, y también por el tiempo invertido en leer su carta.
Se puede incluir, opcionalmente, una referencia a la documentación adjunta (curriculum vitae, copias de sus títulos, premios, etc.) que completa su postulación al puesto disponible, o su presentación ante la empresa.
Esto dependerá de los requisitos solicitados, o los que usted considere necesarios, en caso de que se esté postulando para un registro de candidatos elegibles.
Es recomendable mantener un tono formal para la despedida. Puede utilizar frases habituales de cartas y documentos de negocios, como: “Sin otro particular, se despide atentamente”; “En espera de recibir noticias suyas, se despide”; o “A la espera de una pronta respuesta, le saluda cordialmente”; son algunas buenas opciones para cerrar la carta antes de poner su nombre y firma.
Tipos de carta de presentación
Usualmente se considera que hay dos tipos de carta de presentación: la carta para postularse a una oferta de trabajo y la carta que una persona escribe para presentarse como un candidato elegible para el futuro.
Aparte de ésos, también se puede escribir otros tipos de carta de presentación, para otras circunstancias. Estos son los principales tipos:
Carta de presentación para oferta de empleo
Es la que se envía cuando una empresa u organización publica una oferta de trabajo con el objetivo de llenar uno o más puestos vacantes. Usualmente se trata de un anuncio en su página web, redes sociales, un medio de comunicación o en algún portal de empleo.
Carta de presentación espontánea
Es la carta de presentación que se envía a una empresa con el objeto de ser tomado en cuenta para futuros procesos de selección de personal, aunque la empresa no haya publicado ninguna vacante.
Sirve para demostrar el interés que una persona tiene de trabajar para esa compañía y procura que, como mínimo, se le incluya en la base de datos de elegibles.
Carta de presentación sin experiencia
La carta que envían quienes buscan su primer trabajo y aún no tienen ninguna experiencia profesional que citar.
Para quienes aún estudian o recién se han graduado, por ejemplo, la carta de presentación se centrará en destacar las habilidades y aptitudes obtenidas durante los años de formación. También se pueden enumerar conocimientos adquiridos durante prácticas profesionales, voluntariados o proyectos propios.
Carta de presentación para voluntariado
Esta carta, conocida también como carta de motivación, es un documento que si permite presentar un lado más humano de un candidato.
Las labores de voluntariado permiten adquirir experiencia profesional y personal. Por eso dan la oportunidad de hablar de las habilidades sociales. A diferencia de los tipos anteriores, aquí no se resaltan los logros y éxitos obtenidos, sino aptitudes más humanas como el liderazgo, el trabajo en equipo, empatía, solidaridad, entre otras.
Consejos para una buena carta de presentación
Ya sea para postularse a una oferta de trabajo o para presentarse como un futuro candidato, los siguientes consejos le ayudarán a preparar mejor sus próximas cartas de presentación.
El estilo
- Como regla general, su carta de presentación debe tener una extensión de entre 300 a 350 palabras, distribuidas en párrafos cortos. La extensión puede variar según el país, pero lo recomendable es que no exceda de una sola página.
- Ya sea que conozca o no a la persona a la que se dirige la carta, la forma adecuada de dirigirse a ella es siempre en un tono formal (como “usted”), sin llegar a un tono demasiado distante. Una carta de presentación redactada en un tono informal podría dar una sensación de cercanía, pero los empleadores generalmente no aprueban ese estilo.
- El lenguaje de la carta de presentación debe ser directo, claro y conciso. Se puede utilizar algún término de la jerga de su profesión si es necesario, pero es mejor evitarlo.
- Evite las referencias a competencias sociales difíciles de demostrar, como la motivación, o aquellas que no tienen ninguna relevancia para el puesto ofrecido, ni para la empresa.
La forma
- Destaque lo más importante de su currículum dando prioridad a la información relacionada con el puesto de trabajo. Esto además le permitirá mantener una extensión apropiada.
- Sea creativo y original, si su carta es muy parecida a la de los otros candidatos no logrará destacar sobre ellos. Recuerde que podría haber muchos candidatos compitiendo por el mismo empleo, y eso significa muchas cartas de presentación que leer para los responsables de recursos humanos.
- Cuide su redacción y su ortografía. Muchos candidatos quedan descartados desde la carta de presentación, por una mala redacción o por las faltas de ortografía y gramática. Revise la carta todas las veces que sea necesario, y asegúrese de que no tiene ningún error.
- Mantenga una imagen profesional en todos los aspectos. Preséntese como alguien que ofrece sus servicios, no como alguien que ruega por un trabajo. Procure no parecer desesperado, incluso aunque lo esté.
Envío digital
- Si debe enviar su carta de presentación por Internet, prefiera siempre usar un formato estándar como el PDF. Considere que no todas las personas usan los mismos programas, o incluso la misma versión de alguno de los tantos procesadores de texto o programas de diseño que existen.
- Use siempre una dirección de correo electrónico que incluya su nombre y apellidos. Evite las direcciones de correo electrónico graciosas, con apodos, o que no guarden ninguna relación con su nombre.
- El diseño no solo es importante, sino que también ayuda a personalizar su carta, para que resulte más atractiva y fácil de leer. Un buen diseño no solo es agradable, también es un aspecto diferenciador.
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