La gestión de oficinas es una ocupación increíblemente variada y gratificante. El currículum de un director de oficina debe transmitir su dominio de una amplia gama de especialidades. Pero, ¿cómo redactar un currículum en el que cubras todos los temas? Y para empezar, ¿necesitas cubrirlos todos? En esta guía de CV te explicamos cómo:
- Crear un CV de director de oficina completo y adaptado a cada puesto en concreto.
- Mostrar de forma precisa cómo te encargas de cada sección de tu empresa.
- Encontrar las palabras clave adecuadas para superar la selección de los softwares ATS.
- Aprovechar el formato de tu currículum para mostrar claramente las competencias básicas más importantes.
Con ayuda de nuestros modelos de CV y nuestra herramienta de creación de CV, te ayudaremos a convencer a la empresa de tus sueños de que si decide contratarte se le facilitará mucho la vida, al tiempo que nos aseguramos de que tu currículum supere la prueba del sistema ATS.
¿Cómo superar la prueba del algoritmo del sistema ATS?
Los sistemas de seguimiento de solicitantes ( ATS, por sus siglas en inglés) funcionan analizando los currículos en busca de palabras clave. Como el currículum de un director de oficina es tan variado, la selección de palabras clave y cómo las uses pueden marcar la diferencia. Si un sistema ATS no encuentra en tu currículum suficientes palabras claves esenciales, puede que el documento no llegue nunca a manos de un seleccionador humano. La selección de palabras clave debes realizarla tras analizar minuciosamente la oferta de empleo, extrayéndolas de los requisitos que se buscan en un candidato.
Ejemplo de extracto del CV: gestiona tu imagen
En pocas líneas, tienes que transmitir la sensación de que eres capaz de realizar cualquier cometido. Cualquiera puede escribir una lista de responsabilidades laborales, pero no todos pueden respaldar con palabras convincentes y motivadas cómo y por qué hacen su trabajo. La intención es que el empleador tenga la sensación de que, si la oficina queda a tu cargo, estará en buenas manos, y para ello debes apelar a sus emociones. El extracto del currículum es el lugar más indicado para despertar esta sensación.
Director de oficina dinámico con amplia experiencia en la gestión de oficinas, enfocado en el crecimiento profesional continuo.Experto en ofrecer apoyo administrativo diario al personal y garantizar un ambiente laboral productivo.
Ejemplo de historial de empleo o experiencia profesional: concéntrate en lo relevante
Si pensamos en todo lo que se le pide hacer a un director de oficina a lo largo de un mes, es una lista larguísima. El mayor reto de escribir tu historial de empleo reside en el hecho de que solo dispones de unas breves líneas para cada trabajo, que se quedan pequeñas a la hora de transmitir su amplitud.. Es importante ofrecer a tu futuro empleador una visión global de tus capacidades, y la única forma es repartir tu experiencia entre los distintos trabajos que has desempeñado. Es cierto que debes dedicar más espacio a los trabajos más recientes, pero esto no significa que tus funciones más antiguas se consideren menos importantes. Aprovecha al máximo cada frase.
Director de oficina, Arquitectos Muros, Madrid
Julio 2017 — Presente
- Supervisión de las operaciones diarias enfocado en fomentar la eficiencia.
- Gestión de los calendarios de todo el personal y colaboración en la organización de eventos y viajes.
- Gestión de proveedores y compra de material de oficina, programas informáticos y equipos.
- Gestión de los protocolos de la oficina de acuerdo con el convenio colectivo y las directrices del COVID.
- Apoyo a contabilidad con las nóminas de la empresa, las cuentas pendientes, el reembolso de gastos y los libros contables.
- Cooperaciónncon los clientes en relación con los proyectos, prestando el apoyo adecuado para garantizar el buen desarrollo de los mismos.
- Creación y gestión de facturas de proyectos y seguimiento de los gastos de los mismos.
Director de oficina, Spa Namasté, Madrid
Octubre 2014 — Junio 2017
- Gestión de oficinas de uno de los spas más conocidos de la Comunidad.
- Supervisión de todas las operaciones de atención al público, garantizando la rentabilidad y un servicio y valor excepcionales para cada cliente.
- Gestión eficaz de las operaciones del personal de atención al público, enfocado en lograr los máximos índices de satisfacción de los clientes.
- Gestión de las llamadas, coordinación de las reservas de los clientes, encargándome de la atención y el seguimiento.
- Asistencia en la comercialización y promoción de eventos mediante la puesta en marcha de campañas de e-mail marketing de alto impacto.
Ejemplo de sección de competencias: una buena mezcla de habilidades
Las funciones de un jefe de oficina son tan variadas que es importante que tu currículum contenga una buena mezcla de competencias técnicas y habilidades más personales (hard skills y soft skills en inglés), mencionando todos los ejemplos que sea posible. Los ejemplos que necesites explicar con más palabras puedes incluirlos en la lista de tu historial de empleo, mientras que esta sección de competencias es más apropiada para conceptos que se definen con una o dos palabras y expresiones cortas.
- Atención al cliente
- Comunicación interpersonal
- Competencias administrativas
- Habilidades de gestión
- Contabilidad financiera
- Conocimientos de ofimática
- Gestión eficaz del tiempo
Ejemplo de formación de un director de oficina
Aunque es preferible una titulación de Grado o un Máster en Administración de Empresas o en Marketing, hay muchos encargados de oficina que han llegado a donde están escalando posiciones en el ámbito administrativo. La comprensión general del funcionamiento de una empresa se considera más importante que una titulación académica, aunque sigue siendo importante enumerar todos y cada uno de los títulos, cursos y formaciones que tengas en tu haber.
Grado en Comunicación Corporativa, Universidad Complutense, Madrid
Septiembre 2010 — Junio 2014
Máster en Gestión de Oficinas, UNED, Madrid
Septiembre 2018 — Septiembre 2019
Maquetación y diseño del CV: la primera impresión
La naturaleza práctica de tu función laboral debe reflejarse en un currículum de líneas limpias. No te excedas dando descripciones largas sobre tu experiencia: usa un lenguaje eficaz y fluido. Por supuesto que tienes mucho que decir en tu currículum, pero no olvides que el espacio en blanco tiene la función de ordenar los pensamientos del lector antes de pasar a la siguiente sección.
Las claves de un buen CV de jefe de oficina
- Muestra la importancia de tu función en la base de tu organización.
- Describe el impacto que produce tu trabajo en diferentes cargos y niveles empresariales.
- Utiliza la sección del perfil profesional para apelar al lenguaje emocional describiendo cómo sería trabajar contigo.
- Incluye una mezcla de habilidades duras y blandas indicando si es posible logros específicos en cada contexto.
- Asegúrate de que el diseño gráfico de tu currículum resalta tus logros más importantes.
- Comparte de qué forma han contribuido determinadas acciones a lograr un resultado deseado.
