Tomar notas durante una entrevista de trabajo tal vez no sea el primer ítem de tu lista de cosas que preparar para esa importante reunión. Tu prioridad posiblemente será dominar los datos de tu hoja de vida para responder a las preguntas, pero aquí te mostraremos la importancia de tomar apuntes.
Al igual de recomendable que llevar tu currículum impreso, llevar una libreta para tomar notas durante la entrevista no solo es útil, sino también recomendado por expertos en recursos humanos.
La comunicación con tu entrevistador es clave desde el inicio. Siempre será una buena idea que, pasadas las presentaciones iniciales, le preguntes si hay algún inconveniente con que puedas tomar notas durante la entrevista.
Después de todo, una entrevista de trabajo es una reunión de negocios; y en éstas siempre se toma nota de lo que se dice, de las propuestas que se hacen o de las preguntas que puedan surgir.
Es recomendable, eso sí, que mantengas el equilibrio y la mesura a la hora de tomar notas. Debes ser capaz de adaptarte al entrevistador y a las circunstancias.
Por ejemplo, si percibes que tomar notas durante la entrevista inquieta al entrevistador, aunque te haya autorizado para hacerlo, lo mejor será que dejes las notas para después. Algunos entrevistadores esperan tener toda tu atención y preferirán que no tomes notas.
Es importante que conozcas tus fortalezas. Si no eres un experto en hacer varias tareas a la vez, podría ser que tomar notas mientras respondes a preguntas no sea tu mejor opción, especialmente en un escenario de alto riesgo como una entrevista laboral.
Ventajas de tomar notas durante una entrevista
Tomar notas durante la entrevista puede convertirse en una práctica que, bien realizada, beneficia a ambas partes. Aquí te damos algunas de las principales razones:
- Preparación. El hábito de tomar notas durante una entrevista es una forma de prepararte y acostumbrarte a la dinámica de los procesos de contratación.
- Habilidades. Darás al entrevistador indicativos del tipo de persona que eres, y haces que te asocie con adjetivos como proactivo, organizado o seguro; los cuales potenciarán las habilidades que hayas descrito en tu CV. Por el contrario, el no hacerlo podría hacer que te identifique como disperso, desorganizado o desinteresado.
- Enfoque. Tomar notas precisas te ayudará a enfocarte, a superar los nervios y la ansiedad para enfrentar de mejor manera la entrevista.
- Preguntas. Es usual que hacia el final de tu entrevista te pregunten si tienes alguna consulta, y tu respuesta siempre deberá ser: si. Tomar notas durante una entrevista te permite anotar dudas con las que podrás formular posibles preguntas que podrías olvidar conforme avanza la conversación.
- Percepción. Si no escribes nada durante la entrevista o —peor aún— si te presentas sin siquiera llevar un bolígrafo y una libreta, podrías hacer que el entrevistador saque conclusiones negativas sobre ti. Podría creer que no estás prestando atención, que nada te parece importante como para anotarlo, o que simplemente no tienes suficiente interés en el puesto.
- Evaluación. Tomar apuntes te ayudará a que luego puedas comparar la oferta de trabajo con otros puestos en los que has aplicado. También te facilitará pedir consejos a amigos y familiares respecto del puesto disponible.
Tras tu entrevista podrían pasar algunos días antes de que tengas noticias de la compañía. Por eso es importante que tomes nota para que no olvides ningún detalle importante surgido durante la conversación.
Es posible que haya otra ronda de entrevistas, que haya un test o prueba sicológica, pruebas de habilidades u otros, y tus notas te permitirán asegurarte de tener detalles que te serán de utilidad en estas etapas.
Con el paso del tiempo y de otras entrevistas que hagas en tu camino, es muy fácil olvidar algunas cosas. Cada vez que tomes notas, tendrás información para recordar aspectos clave de cada entrevista que has hecho.
¿Qué deberías escribir durante la entrevista?
Primero asegúrate de escribir el nombre del entrevistador, y de cada persona en el panel de entrevistas, si hay más de una. De esta manera, podrás referirte a ellos por su nombre cuando te hagan las preguntas. Ese es un detalle que en general causa una buena impresión.
Al inicio de la entrevista usualmente te darán una descripción general del puesto y de lo que están buscando de la persona que lo ocupará. Si anotas esa información, podrás hacer referencias a esos requisitos cuando te pidan que te describas (una pregunta estándar en casi todas las entrevistas).
Es usual que durante la entrevista el encargado vaya dando algunos datos e información que será útil escribir, para que puedas evaluar si te conviene el puesto. Entre ellos, te podrían citar:
- El tipo de contrato
- Funciones y responsabilidades del cargo
- Horarios
- Políticas internas
- Códigos de vestimenta
- Rango salarial
- Paquetes de beneficios
- Pasos siguientes en el proceso de contratación
Si la entrevista toma un buen rumbo y tienes señales de que avanzarás en el proceso, es importante que puedas tomar notas de aspectos que te ayuden a prepararte. Entre los más importantes están fechas, horas, nombres, requerimientos y hasta información que debas o quieras ampliar para las próximas etapas.
Errores a evitar al tomar notas durante una entrevista
Uno de los objetivos de tomar notas durante una entrevista es que tus apuntes se conviertan en una herramienta para recordar detalles de la conversación luego de finalizada.
Debes tomar notas solo para resaltar los aspectos más relevantes y necesarios de recordar. Para que las notas sean funcionales primero tienes que escuchar atentamente y entender lo que te dicen. Por eso te dejamos a continuación algunos consejos puntuales para minimizar los errores.
1. No trates de escribir todo
No debes escribir frases extensas, ni pretender transcribir todo. Evalúa la información, identifica los aspectos importantes y destaca lo primordial.
Puedes recurrir a usar abreviaturas, cuadros, esquemas, dibujos, entre otros. Si tienes problemas con la velocidad de tus apuntes, practica tomar notas por puntos numerados, listas o esquemas.
2. No escribas todo el tiempo
No debes pasar la entrevista completa tomando apuntes. Es un error grave clavar tu mirada en tu libreta y evitar el contacto visual con el entrevistador.
Anotar algo sobre la conversación envía el mensaje de que eres organizado y que te estás esforzando por hacer un seguimiento adecuado de la información. Pero si tomas notas continuamente podrías hacer que tu entrevistador se pregunte si realmente estás escuchando, si tienes problemas de memoria o si eres inseguro.
Debes aprender a identificar la información esencial para que no pierdas tu concentración y vayas a omitir datos relevantes. Mantener un contacto visual adecuado es esencial durante la entrevista.
3. Lleva solo lo necesario
Si es una entrevista presencial asegúrate de llevar una libreta y un bolígrafo sencillos. No utilices accesorios con motivos infantiles o informales.
Un maletín ejecutivo está bien, pero evita mochilas deportivas, con colores brillantes u otros objetos como botellas de agua. Tu celular deberá permanecer apagado y guardado, nunca en tus manos, para que no te impida tomar notas durante la entrevista.
4. Evita dejar tu libreta vacía
Aunque la recomendación es no escribir frases largas, el otro extremo tampoco es bueno. Cuando tomes notas durante una entrevista, procura que la hoja se vea lo suficientemente llena y no con unas cuantas palabras sueltas o garabatos.
Esto hará que el entrevistador note que tomas apuntes con seriedad e interés, y no solo por aparentar.
Consejos para tomar notas durante una entrevista
El respeto
Muestra respeto por el entrevistador y pregunta ¿si está bien tomar notas? El comienzo de la entrevista es probablemente el mejor momento para hacerlo, antes de que el entrevistador comience con las preguntas.
La mayoría dirá que no hay inconveniente, pero si el entrevistador tiene alguna objeción, es mejor que respetes su voluntad.
No debes olvidar que él es quien dirige la entrevista, y se verá mal si solo sacas tu bolígrafo y comienzas a escribir sin decirle nada.
Información clave
No trates de tomar notas palabra por palabra de todo lo que te dicen, porque podrías dar la sensación al entrevistador de que necesita reducir la velocidad con que te habla, o esperar a que termines.
Debes practicar cómo tomar nota solo de ideas puntuales y frases clave, hasta que se convierta en un hábito. Esta habilidad te servirá por el resto de tu vida.
Mantén la atención
Escribir rápidamente y mantener tus notas breves te ayudará a no romper el contacto visual durante períodos prolongados. Evita clavar tu mirada hacia tus notas y recupera el contacto visual cada cierto tiempo mientras escribes.
Mantener la atención muestra cualidades que se valoran mucho como que eres organizado, atento y ordenado. Tomar notas demuestra interés y atención al detalle, mucho más que si solo te mantienes escuchando de forma pasiva.
Dispositivos electrónicos
No es una buena idea que utilices computadoras personales, tabletas o teléfonos durante la entrevista.
Los dispositivos pueden convertirse en distractores para ambos. El tamaño y la manipulación de una computadora o tableta pueden crear una barrera con el entrevistador. Debes evitar cualquier cosa que disminuya la conexión con él, incluyendo tu teléfono, aunque esté en tu bolsillo.
Los sonidos de notificaciones, mensajes o llamadas entrantes se convertirán en interrupciones. El entrevistador incluso podría sentirse distraído o indispuesto por el sonido del tecleo o por la lentitud con la que escribes. Lo peor para ti sería que ocurra un problema técnico con el dispositivo y pierdas tus notas.
No menos importante es respetar las normas de etiqueta de la reunión. Muchos entrevistadores considerarán una falta de respeto que te concentres en la pantalla en vez de en la conversación. Esto, en sí mismo, es motivo suficiente para que te limites al bolígrafo y libreta.
Evita distractores
Nunca debes dejar que tomar notas te distraiga de la entrevista. Es imperativo que mantengas tu concentración en el intercambio de información que sostienes con el entrevistador.
Es recomendable que el soporte para tus notas, sea una libreta o agenda, así como el bolígrafo también sean discretos y vayan con el tono del lugar, la empresa o de la personalidad que quieres transmitir.
Procura usar una libreta de un tamaño que no interfiera con la atención y que no dificulte tu escritura. Nada debe incomodarte o causar distracciones para ninguna de las partes.
Tomar notas durante una entrevista remota
Este es un escenario que cambia un poco la situación sobre cómo tomar notas durante una entrevista.
Hacer una entrevista por teléfono o videollamada también requiere de tomar previsiones, tanto para el entrevistador como para ti.
Tomar notas en este caso hace que el proceso sea un poco más relajado y se pueda ser un poco más libre con los soportes y tipos de notas que se hacen. Esto gracias a que mucho de lo que sucede queda fuera del alcance del micrófono del teléfono o del lente de la cámara.
Aún así, los principios generales son los mismos.
- Debes mantener tu interés y enfoque en el entrevistador.
- Tu proceso de toma de notas no debe ser largo, ni afectar el ritmo de la entrevista.
- Muestra interés en obtener información y escribe notas sobre los aspectos relevantes para avanzar en el proceso de contratación.
¿Y si no pudiste tomar notas durante la entrevista?
No es frecuente, pero podría ocurrir que un entrevistador tenga algún inconveniente con que tomes notas durante la entrevista. También puede suceder que por algún motivo no hayas tenido la oportunidad de tomar notas durante la entrevista.
Si falla un bolígrafo, se supone que llevas otros contigo, solo discúlpate y busca otro. Pero podría pasar que los nervios te jueguen una mala pasada y tus notas queden incompletas o ilegibles.
Ante cualquier imprevisto lo mejor que puedes hacer es concentrarte en la entrevista. Procura completar tus notas tan pronto como salgas de la oficina; ya sea en el lobby, en tu auto, en un parque o en alguna cafetería cercana.
Los apuntes posteriores a la entrevista también son de ayuda para anotar tus impresiones o algunos detalles que consideres importantes de recordar para el futuro.
Tal vez no puedas recordar absolutamente todo, pero trata de anotar información como:
- Lo que averiguaste sobre el puesto, el tipo de trabajo y de la empresa.
- Nombres, cargos y otra información de las personas que hayas conocido, incluidas secretarias, o cualquier otra persona que te haya ayudado ese día.
- Tus impresiones y sentimientos sobre el entrevistador, el puesto y la empresa. Incluye el ambiente que percibiste en los sitios a los que tuviste acceso.
- Las preguntas que recuerdes, así como aspectos claves de las respuestas y ejemplos que les diste.
- Tus impresiones sobre lo que consideres que a los entrevistadores les gustó acerca de ti.
- Cualquier inquietud que hayas percibido en el entrevistador, o cualquier cosa que pienses que no salió como esperabas.
- Detalles personales que el entrevistador te contó voluntariamente, especialmente si es algo que tienen en común.
- Cualquier dato importante que no mencionaste o que olvidaste preguntar.
- Los pasos siguientes en el proceso de contratación, fechas y requerimientos que te hayan hecho.
Hacer bien tu tarea de tomar notas de una entrevista te puede ayudar a escribir mejores notas de agradecimiento, y prepararte para la próxima ronda de entrevistas.
Incluso te ayuda a decidir si deseas obtener el trabajo y tomar decisiones estratégicas sobre cómo negociar la compensación y otros detalles de una manera más informada.
Prepárate para tomar notas durante tus próximas entrevistas y mejorar tus resultados. Así estarás más cerca de convencer a los entrevistadores de que eres el candidato que están buscando.
