Un currículum está lleno de datos personales del solicitante: su nombre, apellido, número de identificación, número telefónico, correo electrónico, redes sociales y el lugar donde vive, entre otros. En este aspecto, muchos piensan que, cuando una persona envía su CV a una empresa o portal de empleos, está consintiendo el uso de la información, pero no es así.
Las empresas deben cumplir con la Ley de Protección de Datos Personales al utilizar la información que contiene un CV. Al recibir estos datos personales, deben tener la autorización previa si quieren tratarlos. Por ello, es importante que el Departamento de Recursos Humanos conozca sus obligaciones y actúe de acuerdo a ellas.
¿Quieres saber cómo afecta la Ley de Protección de Datos Personales en el currículum? ¡Te lo explicamos!
¿Qué es la Ley de Protección de Datos Personales?
La Ley de Protección de Datos Personales entró en vigencia en el año 2018 y establece los requisitos y responsabilidades que tienen las empresas pequeñas, medianas o grandes, sobre cómo proceder con la información personal que obtienen de los usuarios y consumidores.
La Ley de Protección de Datos Personales tiene como objetivo principal proteger la intimidad, privacidad e integridad de las personas. Además, regula sus deberes en todo el proceso de transferencia de información para garantizar un intercambio seguro. Ofrece una mayor protección en el tratamiento y divulgación de los datos personales que suministra, ya sea a través de texto, imágenes o video.
La Ley de Protección de Datos Personales en la gestión de currículums
Entonces, ¿cómo debe actuar una organización ante la Ley de Protección de Datos Personales en la gestión de currículums? Te damos las claves:
Consentimiento del candidato
Si la empresa desea tratar los datos personales de un currículum que ha recibido, es obligatorio que adquiera el consentimiento informado y expreso del candidato.
Derecho a la portabilidad
Una empresa o un portal de empleo no puede oponerse a la solicitud del interesado de una copia de los datos personales que hayan recaudado durante el proceso de selección de trabajadores.
Gestión de brechas de seguridad
En algunas empresas o portales de empleo pueden ocurrir brechas de seguridad, por lo tanto, en la gestión de esa situación, deben informar a los interesados que sus datos personales pueden haber sido expuestos. Además, tienen un plazo máximo de 72 horas para informar a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
Realizar un análisis de riesgo
Las empresas deben garantizar la seguridad de los datos personales que contienen los cientos de currículums que reciben. Para ello, deben llevar a cabo medidas técnicas y organizativas, así como hacer análisis de riesgo.
Conservación de los datos
En el tema de la conservación de los datos, la Ley de Protección de Datos Personales establece que, si un CV no se ha actualizado en un plazo de 24 meses, se procederá a su bloqueo para que no pueda ser eliminado ni leído.
Delegado de Protección de Datos
La Ley de Protección de Datos Personales recomienda tener un Delegado de Protección de Datos, aunque no es una figura obligatoria en la empresa. Sin embargo, si se manejan grandes volúmenes de datos, es aconsejable tener una persona experta que garantice la seguridad de la información.
¿Cómo cumple una empresa con la Ley de Protección de Datos Personales?
Cuando una persona envía un CV a una organización, esta debe cumplir con la normativa que establece la Ley de Protección de Datos Personales y tratar el CV de acuerdo a ella. La empresa debe:
Cumplir con el principio de minimización de datos
Las empresas deben cumplir con el principio de minimización de datos y no solicitar o recabar más información de la necesaria. Por ejemplo, hay datos que son irrelevantes para la evaluación del candidato y su perfil profesional como su estado civil.
Informar cómo se tratarán los datos
Las empresas deben informar a las personas que les envían currículums vitae la forma en la que tratarán los datos. En este sentido, deben poner a disposición del candidato el proceso de gestión de su currículum, especialmente, la información personal que hay en ellos.
Informar si existe un fichero de datos
La empresa también debe informar al solicitante que envió un CV si existe un fichero de datos personales. Además, debe contar quién es el responsable, dónde se encuentra y el objetivo de esa recogida de información.
Derechos ARCO
La empresa deberá permitir los derechos ARCO (Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición) establecidos en la Ley de Protección de Datos Personales, con el fin de que el solicitante pueda tener acceso a sus datos y conocer cuál es el tratamiento que le dan, entre otras cosas.
¿Cómo informar al candidato sobre la Ley de Protección de Datos Personales?
La Ley de Protección de Datos Personales trata la información personal de los CV de forma similar, independientemente del medio que haya usado el candidato para enviarlo a la empresa.
No obstante, la manera en la que se produzca el envío de dichos datos personales y el procedimiento para incluir la cláusula de consentimiento puede variar.
Con relación a ello, la empresa puede informar al candidato de la ley de protección de datos personales de las siguientes maneras:
- Si una empresa publica una oferta de trabajo a través de una página web, es necesario que, en algún punto del proceso de selección de los candidatos, se le informe sobre su voluntad de que la organización almacene y trate sus datos personales o no.
- En el caso de que el candidato contacte directamente con la empresa, ya sea a través de correo electrónico u otro medio digital, lo más recomendable para que la organización esté protegida en el área de la protección de datos es remitir un informe sobre el tratamiento de sus datos y solicitar respuesta para el consentimiento.
- Si el candidato contacta con la empresa de forma presencial, esta debe informarle sobre sus derechos acerca de sus datos personales y cómo se van a tratar, además de obtener su consentimiento por escrito.
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